KSeF dla klientów Nefeni
W niniejszym artykule, prezentujemy, w jaki sposób uruchomić integrację z KSeF w oprogramowaniu Nefeni. Materiał został przygotowany w związku z licznymi pytaniami i wątpliwościami, dotyczącymi wdrożenia e-Faktur w jednostkach samorządu terytorialnego, które są obecnie dominującym tematem rozmów z naszymi klientami. Zapraszamy do zapoznania się z artykułem oraz do udziału w webinariach dotyczącymi obsługi KSeF.
Czego potrzebujesz, aby uruchomić integrację z KSeF w naszym oprogramowaniu?
Aby uruchomić pełną obsługę e-Faktur w naszym oprogramowaniu, a więc zarówno obsługę faktur sprzedaży, jak i faktur zakupowych, potrzebujesz:
- Systemu FoKa Pro w wersji od 1.07.052 [wydanie wersji do 23.01.2026]
- Systemu EZD PROTON w wersji od 3.41.028.00* (w przypadku faktur zakupowych) [wydanie wersji do 09.01.2026]
- Pakietu Dane NU (Broker NU w wersji od 2.04.000 oraz Repozytorium dokumentów w wersji 1.10.008.01)** [wydanie wersji do 09.01.2026]
- Wykupionej usługi integracji z KSeF.
* Jeśli nie posiadasz Systemu EZD PROTON, możesz nabyć na preferencyjnych warunkach, wersję dedykowaną tylko dla KSeF (dotyczy obsługi faktur zakupowych).
** Jeśli zakupiłeś już Pakiet Dane NU w ramach integracji z systemem e-Doręczeń, nie poniesiesz żadnych dodatkowych kosztów, poza dokupieniem usługi integracji z KSeF – Pakiet Dane NU służy do integracji ze wszystkimi usługami centralnymi (KSeF, e-Doręczenia, mObywatel, eTW), a więc posłuży Ci w przyszłości do uruchamiania kolejnych e-Usług.
Jeśli nie masz jeszcze zawartej umowy na integrację z KSeF lub masz wątpliwości dotyczące posiadanych produktów, skontaktuj się z działem handlowym Nefeni, za pomocą formularza kontaktowego lub dzwoniąc pod numer +48 (61) 624 00 81.
Jak przebiega proces obsługi e-Faktur sprzedaży?
W obsłudze procesu wystawiania i obsługi ustrukturyzowanych faktur sprzedaży uczestniczą systemy: FoKa Pro, Dane NU, EZD PROTON (opcjonalnie) oraz KSeF; a proces ten przebiega następująco:
- przygotowanie danych do faktury w systemie FoKa – proces przygotowania danych do faktury będzie obsługiwany podobnie, jak wystawianie tradycyjnych faktur fokowych. Mówimy tu jednak o przygotowaniu danych, ponieważ właściwa faktura zostanie wystawiona w KSeF.
- przesłanie przygotowanych danych do KSeF za pośrednictwem Brokera NU – dane do faktur są zapisywane w Repozytorium dokumentów i przekazywane do KSeF (zarówno pojedynczo jak i masowo). W systemie KSeF następuje “automatyczne” wystawienie faktury i nadanie numeru KSeF. W tym momencie faktura i jej wizualizacja są dostępne dla nabywcy.
- do Repozytorium dokumentów, za pośrednictwem Brokera NU zwracane jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru – dostęp do informacji o numerze KSeF oraz Urzędowym Poświadczeniu Odbioru odbywa się z poziomu interfejsu systemu FoKa. Z poziomu FoKi można również uzyskać wizualizację wystawionego dokumentu w formacie PDF. Wysyłka do KSeF może zostać odłożona do rejestru pism wychodzących systemu EZD PROTON.
Jak przebiega proces obsługi e-Faktur zakupowych?
W obsłudze procesu obsługi ustrukturyzowanych faktur zakupu uczestniczą systemy: KSeF, Dane NU, EZD PROTON, FoKa Pro; a proces ten przebiega następująco:
- Broker NU pobiera z KSeF informację o fakturze zakupowej i przekazuje ją do systemu EZD PROTON – komunikacja Brokera NU z KSeF odbywa się cyklicznie wg wskazanej konfiguracji. Faktura będzie widoczna w odpowiedniej podgałęzi systemu EZD PROTON (funkcjonalność realizowana analogicznie jak w przypadku innych rodzajów korespondencji, np. ePUAP, e-Doręczenia, eTW).
- Obsługa faktury zakupowej w EZD PROTON i jej przekazanie do systemu FoKa – pracownik kancelarii może zwizualizować fakturę i stworzyć pismo oraz przekazać fakturę do odpowiedniego użytkownika. Użytkownik, który otrzymał fakturę opisuje ją (dekret merytoryczny). Faktura opisana merytorycznie odkłada się w Repozytorium dokumentów i jest widoczna w systemie FoKa Pro.
- Księgowanie faktury zakupowej w systemie FoKa – fakturę zakupową, zadekretowaną merytorycznie w systemie EZD PROTON, można zwizualizować i zaksięgować w systemie FoKa.
W jaki sposób wspieramy wdrożenie integracji z KSeF?
Pełne uruchomienie środowiska produkcyjnego oraz testów integracji z KSeF było możliwe dopiero od 15 listopada 2025 r., co spowodowało jednoczesne rozpoczęcie wdrożeń u kilkuset klientów i naturalne spiętrzenie prac.
Dysponujemy dużymi i doświadczonymi zespołami, jednak nasze zasoby są ograniczone i planowane z wyprzedzeniem. Już dziś kalendarz wdrożeniowy jest zajęty do 15 stycznia, a kolejne zgłoszenia realizujemy wyłącznie według kolejności potwierdzeń.
Dlatego rekomendujemy zgłoszenie chęci wdrożenia przed wyczerpaniem dostępnych terminów, aby możliwe było zarezerwowanie miejsca w harmonogramie prac. Równolegle udostępniamy dokumentację oraz bezpłatne webinaria, które pozwalają użytkownikom przygotować się do samodzielnego wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych.
Kiedy odbędą się webinaria dotyczące integracji z KSeF?
Bezpłatne webinaria, dotyczące integracji z KSeF, odbędą się w podanych poniżej terminach. Nagrania z webinariów będą oczywiście dostępne w bazie wiedzy.
- “KSeF w JST- jak przygotować się do integracji” – 23.12.2025 – zapisy dostępne od 18.12.2025 tutaj
- “KSeF – Obsługa faktury sprzedażowej” – 12.01.2026 – zapisy dostępne od 08.01.2025 tutaj
- “KSeF – Obsługa faktury zakupowej” – 28.01.2026 – zapisy dostępne od 26.01.2026 tutaj