Proces przygotowania i realizacji budżetu samorządowego, podlega stałym przeobrażeniom. Jeszcze kilkanaście lat temu było to zadanie powiązane ściśle z działaniem służb finansowych danej gminy, które opracowywały budżet i plany finansowe jednostek. Udział dysponentów środków budżetowych w tych pracach był raczej niewielki, co motywowano, między innymi, koniecznością zachowania ścisłej dyscypliny normatywnej i finansowej. Brak było również narzędzi umożliwiających rozproszoną pracę w finansach, przy jednoczesnej kontroli zaangażowania i wykonania budżetu.

Od kilku lat obserwujemy zmianę tego podejścia, uwzględniającą nowe potrzeby kierownictwa urzędu, organów stanowiących i wreszcie samych mieszkańców, których świadomość finansowa stale rośnie. Na gruncie tych potrzeb zaobserwować można co najmniej trzy trendy we współczesnych finansach samorządu.

1. Decentralizacja prac nad budżetem i jego realizacją, poprzez zwiększony udział dysponentów środków budżetowych – jednostki organizacyjne, wydziały merytoryczne, nacisk na budżet zadaniowy.
2. Wykorzystanie narzędzi, umożliwiających panowanie nad rozproszonym procesem projektowania i wykonania budżetu.
3. Konieczność przejrzystego i zrozumiałego, dla radnych i mieszkańców, prezentowania informacji o stanie finansów wspólnoty samorządowej, realizowanych zadaniach i planowanych przedsięwzięciach.

Integracja systemów Budżet24 i FoKa Pro pozwala na takie prowadzenie prac nad budżetem i jego realizacją, by zapewnić udział wszystkich dysponentów środków budżetowych (wykonawców budżetu), a jednocześnie mieć dostęp do aktualnych danych o stanie realizacji planu. Dzięki współpracy systemu do zarządzania budżetem z systemem finansowo-księgowym, osiągamy, między innymi, następujące efekty:

1. W procesie przygotowania projektu, w systemie Budżet24, biorą udział wszyscy jego wykonawcy (w tym jednostki organizacyjne i wydziały merytoryczne). Praca odbywa się przez przeglądarkę www, w ramach jednej bazy danych.
2. Najważniejszym “miejscem synergii” systemu Budżet24 i systemu finansowo-księgowego FoKa Pro jest obszar zaangażowania i wykonania. Integracja systemów oszczędza mnóstwo czasu –  wszystko, co wprowadzimy do Budżet24, automatycznie pojawia się w systemie FoKa i  odwrotnie. Od tego momentu skarbnik i wykonawcy planu finansowego, widzą również w Budżet24, nie tylko plan po zmianach, ale także zaangażowanie, wykonanie oraz wolne środki możliwe do zaangażowania. W skrócie – żadnych podwójnych wpisów, mniej błędów, pełna kontrola nad wydatkami.  
3. Powyższe podejście powoduje, że zyskujemy ogromny zasób informacyjny, który może być prezentowany z wykorzystaniem dashboardów i raportów.

Obszar – projektowanie i zmiany budżetu

Prace nad budżetem realizujemy w systemie Budżet24 – tutaj zaczyna się projektowanie i zatwierdzanie budżetu oraz wszystkie późniejsze jego zmiany.

1. W pracach nad projektem budżetu uczestniczą jego wykonawcy. Układ klasyfikacji budżetowej to standard ale istnieje możliwość oprócz wprowadzenia zadań budżetowych ich uzasadnienie w postaci kalkulacji.
2. Tak przygotowany projekt budżetu może stanowić podstawę do przyjęcia uchwały budżetowej i jest zarazem informacją o planach finansowych dla wykonawców budżetu.
3. W toku realizacji budżetu, system zapewnia rozpatrywanie wniosków o zmianę planów finansowych składanych przez jego wykonawców.
4. Uchwała budżetowa jak i późniejsze zmiany budżetu mogą być wczytywane automatycznie do systemu FoKa Pro w celu ich ujęcia na właściwych kontach pozabilansowych.

W wyniku integracji systemu Budżet24 i systemu FoKa Pro, skarbnik i wykonawcy planu finansowego zyskują szereg korzyści. Przede wszystkim mają oni dostęp do zawsze aktualnych danych, co umożliwia lepszą współpracę i śledzenie zmian w budżecie. 

Obszar – zaangażowanie i wykonanie

Kolejne miejsce synergii obu systemów występuje w obszarze zaangażowania i wykonania. Tutaj najbardziej widać współdziałanie realizowania zadań przez pracowników merytorycznych i pracowników odpowiedzialnych za ich ujęcie księgowe.

1. Dokument angażujący plan finansowy jest rejestrowany w Budżet24. Następnie wskazywane jest źródło finansowania. Tu system wyświetla zadania wraz z klasyfikacją budżetową przypisaną do wykonawcy budżetu.
2. Po podpisaniu dokumentu, w systemie FoKa Pro powstaje automatycznie zapis księgowy na właściwych kontach pozabilansowych.
3. Dokument wykonujący plan finansowy jest także rejestrowany w Budżet24. Następnie wskazywany jest właściwy dokument angażujący plan finansowy zawierający już zadania wraz z klasyfikacją budżetową przypisaną do wykonawcy budżetu.  
4. Po zaakceptowaniu dokumentu w Budżet24 – w systemie Foka Pro powstaje automatycznie zapis księgowy na właściwych kontach księgi głównej oraz rozrachunków z kontrahentami. Zapis księgowy zawiera również zadanie wraz z klasyfikacją budżetową.
5. Po zarejestrowaniu w systemie FoKa Pro zrealizowania wydatku budżetowego następuje automatyczne przekazanie informacji do Budżet24 o wykonaniu zadania ujętego w planie finansowym.  

Zapraszamy do udziału w prezentacji

Prezentacja integracji systemów Budżet24 i FoKa Pro może się odbyć zdalnie lub w siedzibie zainteresowanego klienta. Jeśli jesteś zainteresowany, naszymi rozwiązaniami dla jednostek samorządu terytorialnego, zapraszamy do kontaktu. Więcej informacji na www.nefeni.pl i www.budzet24.pl