Niniejszy artykuł został przygotowany, w związku z licznymi pytaniami użytkowników, dotyczącymi obsługi e-Doręczeń w oprogramowaniu Platformy “Nowoczesny Urząd”. Poniższy tekst składa się z trzech wyodrębnionych części:

Część 1: „Czym są e-Doręczenia” – omówimy tu kluczowe pojęcia związane z e-Doręczeniami. Ponieważ zarówno na gov.pl, jak również w internetowych serwisach branżowych, znaleźć można sporo materiałów na ten temat, skupimy się na pojęciach istotnych, z punktu widzenia naszych produktów, odsyłając do treści dostępnych w internecie, poruszających zagadnienie od strony formalnej.

Część 2: „W jaki sposób obsłużymy e-Doręczenia w naszym oprogramowaniu” – opowiemy o modelach integracji naszych systemów z usługą e-Doręczeń, w zależności od tego, z jakich produktów korzysta dany urząd. Zdając sobie sprawę, że system EZD nie jest jedyną aplikacją, która “wytwarza” korespondencję w JST, przygotowaliśmy rozwiązanie, umożliwiające obsługę korespondencji pochodzącej z różnych źródeł, np. podatkową.

Część 3: „Jak wdrożyć e-Doręczenia w oprogramowaniu NEFENI” – w tej części znajdą się informacje dotyczące tego, co muszą zrobić nasi klienci oraz jakie zasoby przygotować, do obsługi e-Doręczeń, w zależności od wybranego modelu świadczenia tej usługi w naszym oprogramowaniu. Ponieważ szacujemy, że z usługi będzie chciało skorzystać kilkaset urzędów, wskazujemy również, w jaki sposób ją zamówić oraz jaki jest ramowy harmonogram wdrożenia.

Publiczna Usługa Rejestrowanego Doręczenia Elektronicznego (PURDE)

Czyli e-Doręczenia, to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Zdanie to najlepiej oddaje istotę PURDE, a więc “publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego”. Rozwinięcie skrótu PURDE pozwala jednocześnie na wskazanie najważniejszych cech tej formy komunikacji:

• Jest publiczna i powszechna, a więc dostępna dla wszystkich obywateli, firm oraz instytucji. Powszechność tej e-usługi wynika również z tego, że wprowadzając PURDE, inaczej rozłożono akcenty, jeśli chodzi o czynności podejmowane przez obywatela. Nie musi on już inicjować kontaktu elektronicznego, z każdą kolejną instytucją, jak to ma miejsce w dotychczas obowiązującym modelu (ePUAP). Jeśli przysłowiowy Kowalski założył skrzynkę e-doręczeń, każdy podmiot publiczny do tego zobowiązany, będzie musiał sprawdzić, czy ów Kowalski taką skrzynkę posiada i doręczyć mu pismo wyłącznie w formie elektronicznej. Zachowano przy tym znane metody autentykacji i uwierzytelnienia, składające się na infrastrukturę węzła krajowego.
• Usługa jest “rejestrowana”, a więc bezpieczna i zdefiniowana zgodnie ze wspólnym, europejskim standardem, co ma spowodować, że w przyszłości będzie stosowana w komunikacji, w skali całej UE. Za przymiotnikiem “rejestrowana” kryją się również rozwiązania techniczne, które pozwalają w pełni odzwierciedlić niezbędne, z punktu widzenia KPA, elementy komunikacji na linii obywatel – instytucja, a więc potwierdzenie wysłania i doręczenia oraz udokumentowanie, co działo się z “listem elektronicznym” na każdym etapie jego drogi.
• I wreszcie “elektroniczna”, a więc dostępna w każdym miejscu, gdzie jest dostęp do internetu – w praktyce likwidująca korespondencję papierową.

Publiczna Usługa Hybrydowa (PUH)

Jest to usługa skierowana do obywateli, którzy z różnych przyczyn, nie mogą lub nie chcą skorzystać ze skrzynki e-doręczeń. W takim przypadku korespondencja elektroniczna jest przekształcana w korespondencję “quasi-tradycyjną” przez wyznaczonego operatora pocztowego (obecnie Poczta Polska). W praktyce, operator pocztowy drukuje i kopertuje “list elektroniczny” w formacie PDF i dostarcza go obywatelowi w formie wydruku papierowego. Obowiązek stosowania PUH wejdzie w życie 1 października 2029 r.

Którzy klienci NEFENI są zobowiązani uruchomić e-doręczenia 10 grudnia 2023 roku?

Katalog podmiotów publicznych zobowiązanych obsługi z e-doręczeń począwszy od 10 grudnia 2023 roku określa “Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 29 maja 2023 r. w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz. U. 2023, poz. 1077). Z punktu widzenia NEFENI i jej klientów istotne jest wprowadzenie tego obowiązku dla następujących podmiotów publicznych:

• jednostki samorządu terytorialnego i ich związki,
• związki metropolitalne,
• samorządowe zakłady budżetowe.

Adres Doręczeń Elektronicznych (ADE)

ADE to adres elektroniczny podmiotu korzystającego z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej albo z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, umożliwiający jednoznaczną identyfikację nadawcy lub adresata danych przesyłanych w ramach tych usług. Za utworzenie ADE odpowiedzialny jest minister właściwy do spraw informatyzacji, który musi zapewnić jego unikalność oraz jednoznaczne przypisanie do danego podmiotu:

• podmiotu publicznego, np. urzędu gminy, miasta, starostwa powiatowego,
• osoby fizycznej – obywatela korzystającego z e-Doręczeń,
• podmiotu niepublicznego – adres utworzony dla adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego czy restrukturyzacyjnego, rzecznika patentowego, notariusza, jak również przedsiębiorcy znajdującego się w rejestrze KRS oraz CEIDG.

ADE jest zatem kluczowy dla dokonania e-Doręczenia właściwej osobie, instytucji lub firmie. Wszystkie wydane ADE są gromadzone w Bazie Adresów Elektronicznych.

Baza Adresów Elektronicznych (BAE)

Rejestr publiczny, w którym gromadzone są adresy do doręczeń elektronicznych. BAE jest zatem zbiorem adresów, który będzie, między innymi, pozwalał nadawcy korespondencji (urząd), sprawdzić, czy dana osoba posiada adres do doręczeń. W usłudze oferowanej przez NEFENI, “odpytanie” BAE, będzie się odbywało automatycznie.

Skrzynka doręczeń 

Narzędzie umożliwiające wysyłanie, odbieranie i przechowywanie danych w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a w przyszłości także w ramach publicznej usługi hybrydowej.

Tryb mieszany doręczania korespondencji

Ponieważ obowiązek stosowania e-Doręczeń wchodzi w życie z dniem 10 grudnia 2023 roku, a obowiązek świadczenie usługi PUH 1 października 2029 roku, podmioty publiczne mogą do czasu skorzystania z usługi PUH, doręczać obywatelom korespondencję w sposób tradycyjny (poczta, gońcy), należy jednak przy tym pamiętać o następujących kwestiach:

• jeśli odbiorca/obywatel, posiada adres doręczeń elektronicznych, kierowana do niego korespondencja nie może mieć formy tradycyjnej – w takim przypadku urząd musi zrealizować e-Doręczenie
• jeśli odbiorca/obywatel zażądał przekazywania korespondencji na skrytkę e-PUAP, kierowana do niego korespondencja nie może mieć formy tradycyjnej – w takim przypadku musi być ona przekazana na skrytkę ePUAP obywatela,

Zatem, w “trybie mieszanym”, możliwość dostarczenia korespondencji w formie tradycyjnej jest uwarunkowana tym, że urząd (nadawca) musi najpierw sprawdzić, czy dana osoba powinna otrzymać e-Doręczenie lub przekazanie korespondencji na ePUAP.

Systemem zintegrowanym z usługą e-Doręczeń jest Broker NU, którego wykorzystujemy do budowania integracji naszego oprogramowania z innymi systemami, w tym platformami centralnymi typu e-Doręczenia. Zaletą tego rozwiązania, które funkcjonuje jako autonomiczna aplikacja, jest możliwość obsługi e-Doręczeń dla przesyłek pochodzących z różnych systemów, a więc nie wyłącznie z systemu EZD PROTON (dobrym przykładem masowej korespondencji generowanej bezpośrednio w systemie dziedzinowym są decyzje podatkowe).

Zatem systemem zintegrowanym z usługą e-Doręczeń, będzie, w przypadku naszych klientów, Broker NU.

Podczas analizy problematyki e-Doręczeń uznaliśmy również, że z uwagi na relatywnie dużą ilość korespondencji wychodzącej i przychodzącej do JST, konieczne jest rozwiązanie, umożliwiające przechowywanie dokumentów i informacji związanych z obsługą korespondencji elektronicznej (nie dla wszystkich rodzajów przesyłek wystarczające jest bowiem przechowywanie jedynie dowodów nadania określonych dokumentów – oryginalny dokument musi być również przez urząd przechowywany). Dlatego też przygotowaliśmy zintegrowane z Brokerem NU, Repozytorium dokumentów gromadzące pochodzące z różnych systemów dokumenty i dane. 

Oznacza to w konsekwencji, że urząd zainteresowany uruchomieniem e-Doręczeń na bazie produktów Platformy “Nowoczesny Urząd” otrzyma Brokera NU, a w przypadku obsługi e-Doręczeń w modelu rozszerzonym, zintegrowane z Brokerem NU Repozytorium dokumentów.

Model podstawowy – dla klientów posiadających system EZD PROTON:

PROTON <-> BROKER NU <-> PURDE <-> ODBIORCA

• • Służy do obsługi e-Doręczeń przesyłek z systemu EZD PROTON,
  • Wymaga zainstalowania Brokera NU w urzędzie,
  • Nie wymaga instalowania Repozytorium dokumentów – może to nastąpić później,
  • Nie wymaga usług wdrożeniowych – instalację Brokera NU wykona klient,
  • Nie wymaga ponoszenia kosztów bazy (niekomercyjna baza danych PostgreSQL),
  • Wiąże się z opłatą w wysokości 1,00 zł netto – licencja na Brokera NU,
  • Będzie uruchamiany masowo od 15 listopada 2023 roku,
  • Pozwala urzędowi spełnić wszystkie wymagania prawne dla e-Doręczeń,
  • Warunkiem uruchomienia jest aktywna opieka autorska na System EZD PROTON.

W modelu podstawowym obsługa e-Doręczeń odbywa się w Systemie EZD PROTON, w bardzo podobny sposób, jak ma to miejsce w przypadku obsługi korespondencji elektronicznej ePUAP. Elementem pośredniczącym i automatyzującym wymianę danych z usługą PURDE jest Broker NU odpowiedzialny za weryfikację adresów w BAE oraz obsługę dokumentów wychodzących i przychodzących oraz dowodów nadania i potwierdzeń odbioru.

Model rozszerzony – dla klientów uruchamiających e-Doręczenia z innych systemów:

SYSTEM DZIEDZINOWY (również system EZD) <-> BROKER NU + Repozytorium dokumentów <-> PURDE <-> ODBIORCA

• • Służy do obsługi e-Doręczeń przesyłek z różnych systemów urzędu,
  • Wymaga zainstalowania Brokera NU i Repozytorium dokumentów w  urzędzie,
  • Wymaga indywidualnie wycenianego wsparcia wdrożeniowego NEFENI,
  • Nie wymaga ponoszenia kosztów bazy (niekomercyjna baza danych PostgreSQL + Mongodb),
  • Wymaga zasobów sprzętowych dla Repozytorium dokumentów,
  • Wiąże się z opłatą za licencję Brokera NU i Repozytorium dokumentów,
  • Będzie uruchamiany po 8 stycznia 2024 roku,
  • Pozwala urzędowi spełnić wszystkie wymagania prawne dla e-Doręczeń,
  • Warunkiem uruchomienia jest aktywna opieka autorska na dany system dziedzinowy,
  • Wymagana jest współpraca dostawcy systemu zewnętrznego, jeśli nie jest nim NEFENI.

W modelu rozszerzonym z usługą e-Doręczeń możemy połączyć praktycznie każdy system dziedzinowy, który potrafi skomunikować się z Brokerem NU, w ustandaryzowany sposób. Z uwagi na fakt, że źródeł korespondencji może być wiele, w modelu rozszerzonym ma zastosowanie repozytorium dokumentów, przechowujące dokumenty i dane z różnych systemów źródłowych.

Wymagania techniczne

Zarówno Broker NU, jak i Repozytorium dokumentów działają w oparciu o niekomercyjną bazę danych PostgeSQL, zatem ich wdrożenie nie rodzi dodatkowych kosztów. Produkty są instalowane w infrastrukturze urzędu. Zasadne jest zaplanowanie przez klienta zasobów, umożliwiających przechowywanie danych i dokumentów w repozytorium. Z uwagi na fakt, że Repozytorium dokumentów jest oferowane w modelu rozszerzonym – komercyjnym, będziemy wspierali użytkowników przy oszacowaniu niezbędnych zasobów.

Znajdująca się poniżej instrukcja dotyczy czynności urzędu i NEFENI dla modelu podstawowego (w modelu rozszerzonym będziemy współpracowali indywidualnie na bazie istniejącej Skrzynki doręczeń urzędu):

Informujemy również, że na przestrzeni kolejnych tygodni, będziemy prowadzili działania propagujące wiedzę na temat obsługi e-Doręczeń w naszym oprogramowaniu. W szczególności, w dniu 29 listopada 2023 roku odbędzie się webinarium dotyczące tej tematyki – zapisy na nefeni.pl od 22 listopada 2023.

Pytania dotyczące e-Doręczeń prosimy kierować na adres purde@nefeni.pl

Przydatne informacje

Centralny Ośrodek Informatyki organizuje szkolenia dla JST dotyczące e-Doręczeń. Z informacji uzyskanych od naszych klientów wynika, że szkolenia te w dość wyczerpujący sposób odnoszą się do tematyki e-Doręczeń. Informacja w tej sprawie znajduje się tutaj.

Polecamy również śledzenie serwisu rządowego, w którym znajdziecie Państwo aktualne informacje na temat e-Doręczeń, a w szczególności odpowiedzi na najważniejsze pytania, znajdujące się tutaj.

Zapraszamy również do naszej bazy wiedzy, dostępnej z poziomu systemu zgłoszeń serwisowych NEFENI oraz na stronę www.nefeni.pl