Moduły systemu i obsługiwane procesy

ESRW składa się z trzech wyodrębnionych modułów, które służą do zarządzania naborem wniosków. Są to odpowiednio:

• Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta (EBOI) – odpowiedzialne za komunikację pomiędzy klientem a organizatorem naborów, tj. składanie wniosków elektronicznych (dedykowanych dla danego konkursu), informowanie o rezultacie naboru, elektroniczne zawarcie umowy  o dofinansowanie projektu. Z poziomu swojego konta w EBOI wnioskodawca nie tylko komunikuje się z instytucją finansującą, ale ma również dostęp do swoich aktualnych i historycznych aplikacji.
• PROTON – odpowiedzialny za ewidencję i numerację “kancelaryjną” złożonych wniosków elektronicznych, a także ich przekazywanie do modułu oceny (manualną lub automatyczną, z wykorzystaniem workflow).
• Moduł Oceny – służy do weryfikacji formalnej (automatyczna, według zadanych kryteriów) oraz oceny eksperta, co do zasadności finansowania przedsięwzięcia wnioskodawcy przez podmiot zajmujący się dystrybucją środków.

Komunikacja w ramach systemu odbywa się dwukierunkowo, jednak instytucja może sama decydować w jakim modelu pracuje, tzn. czy proceduje wyłącznie elektronicznie, czy też dopuszcza zarządzanie niektórymi elementami procesu w sposób tradycyjny, np. wydanie decyzji, zawarcie umowy. Jest to istotne, z punktu widzenia obowiązujących przepisów oraz regulaminów naborów, które mogą się różnić od siebie zarówno merytorycznie, jak i proceduralnie.

Usługi dla instytucji i wnioskodawców

Do współpracy z każdym nowym klientem podchodzimy indywidualnie, korzystając z naszych doświadczeń wypracowanych przy współpracy z takimi klientami, jak: Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Narodowe Centrum Kultury, czy Polski Instytut Sztuki Filmowej. Zdobyte doświadczenie pozwala nam nie tylko uruchomić system, ale doradzić klientowi, w jaki sposób najlepiej spożytkować jego możliwości, biorąc pod uwagę konieczność sprawnego przeprowadzenia naboru, ale również wizerunek instytucji w kontakcie z jej klientem. Oferujemy też wsparcie techniczne i merytoryczne dla klientów końcowych. Pełen zakres usługi przedstawia się więc następująco:

• konfiguracja i wdrożenie systemu
• udostępnienie i utrzymanie części komunikacyjnej w chmurze obliczeniowej, zarządzanej przez Sputnik
• przygotowywanie naboru (wnioski elektroniczne i parametryzacja systemu)
• wsparcie dla użytkowników ESRW po stronie instytucji organizującej nabory
• wsparcie techniczne i merytoryczne dla wnioskodawców i beneficjentów naborów

Praktycznie nieograniczone możliwości parametryzacji systemu oraz usług wsparcia technicznego i merytorycznego, tworzą razem unikalną ofertę dla każdej instytucji zainteresowanej uruchomieniem nowoczesnego i transparentnego pakietu e-usług dla swoich klientów.