Ponieważ Platforma “Nowoczesny Urząd” obejmuje praktycznie wszystkie obszary funkcjonowania jednostek samorządu terytorialnego, a liczba klientów, którzy korzystają z naszego oprogramowania to ponad 1000 urzędów, skupiliśmy się na dwóch aspektach obsługi e-Doręczeń. Po pierwsze, nie mogliśmy się ograniczyć do wdrożenia usługi jedynie dla systemu EZD PROTON, ponieważ zarówno system FoKa, jak i system WyDra, w równym stopniu, jak EZD, służą do obsługi korespondencji. Dlatego też przygotowane przez nas rozwiązanie ma charakter powszechny i funkcjonuje we wszystkich systemach obsługujących korespondencję. Po drugie, z uwagi na dużą liczbę klientów, która wyklucza możliwość przeprowadzenia ok. tysiąca wdrożeń w czasie dostępnym z uwagi na terminy ustawowe, nasze rozwiązanie musiało zostać przygotowane w taki sposób, by klienci byli w stanie uruchomić e-Doręczenia samodzielnie, korzystając z materiałów wspierających, które przygotowaliśmy. Sądzimy, że udało nam się sprostać obydwu wymaganiom.

Niniejszy artykuł prezentuje w możliwie zwięzły i prosty sposób naszą ofertę, dotyczącą obsługi e-Doręczeń i składa się z trzech części:

Część 1: “Harmonogram wdrożenia” – informacje na temat terminów naszych działań wspierających wdrożenie e-Doręczeń u klientów. 

Część 2: “Warianty uruchomienia usługi e-Doręczeń” – jakie warianty są dostępne, w zależności od systemów, które posiada dany urząd oraz modelu jego pracy. W tej części opiszemy również dostępną funkcjonalność danego wariantu oraz poinformujemy, jakie komponenty są niezbędne do jego uruchomienia.

Część 3: “Zamówienie usługi” – w jaki sposób zamówić usługę e-Doręczeń.

• 16.09.2024 – rozpoczniemy przyjmowanie zamówień na uruchomienie e-Doręczeń w modelu rozszerzonym, w wybranym przez Państwa wariancie. Przypominamy, że od roku możecie Państwo uruchomić e-Doręczenia w modelu podstawowym, zgodnie z procedurą opisaną tutaj.

• 09.10.2024 – na stronie nefeni.pl opublikujemy zaproszenie na webinarium dotyczące obsługi e-Doręczeń, podczas którego omówimy dostępne warianty uruchomienia usługi. Serdecznie zapraszamy do zapisywania się na spotkanie on-line.

• 16.10.2024 – odbędzie się webinarium, o którym mowa powyżej. Nagranie z webinarium zostanie oczywiście opublikowane w dostępnej dla Państwa bazie wiedzy.

• 17.10.2024 – opublikujemy w bazie wiedzy instrukcje uruchomienia e-Doręczeń w poszczególnych systemach, w zależności od wybranego przez Państwa wariantu.
• 21.10.2024 – rozpoczniemy realizację złożonych zamówień, zgodnie z kolejnością zgłoszeń i uruchomimy dedykowaną infolinię, wspierającą wdrożenie usługi.

Klienci Nefeni, w zależności od posiadanych systemów oraz sposobu pracy, będą mogli skorzystać łącznie z 3 wariantów uruchomienia usługi e-Doręczeń. Są to:

• Wariant 1 – podstawowa obsługa e-Doręczeń w systemie EZD PROTON z wykorzystaniem Brokera NU. Wariant 1 jest sukcesywnie uruchamiany od ponad roku, zgodnie z procedurą opisaną tutaj. Zapraszamy do skorzystania z tego wariantu już teraz, ponieważ pozwala on na spełnienie wymogów ustawowych i może być rozbudowany do Wariantu 2 i 3. Poniżej schemat funkcjonowania usługi w Wariancie 1                                                                                                                                                                              

• Wariant 2 – automatyczna obsługa e-Doręczeń w systemie EZD PROTON lub systemie FoKa lub systemie WyDra. W tym wariancie uruchamiamy e-Doręczenia, wraz z obsługą korespondencji masowej, dla klientów posiadających jeden lub wszystkie z wymienionych powyżej systemów. W wariancie tym każda z aplikacji łączy się niezależnie z platformą e-Doręczeń bez integracji z systemem do obsługi obiegu dokumentów. Prezentuje to poniższy schemat. Jak widać, oprócz Brokera NU, wymagana będzie instalacja Repozytorium dokumentów w środowisku posiadanym przez urząd.                                                                                                    

• Wariant 3 – automatyczna obsługa e-Doręczeń w systemach FoKa i WyDra, przy integracji z systemem EZD PROTON. W tym wariancie, zarządzanie całą korespondencją w e-Doręczeniach jest koordynowane i odnotowywane w systemie PROTON, jak na poniższym schemacie.                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 

W zależności od wybranego wariantu, klient otrzyma od nas informacje dotyczące szczegółowych wymagań dla jego uruchomienia i koniecznych zasobów. Jest to uzależnione od indywidualnych uwarunkowań modelu pracy i liczby przesyłek obsługiwanych w danym systemie. Niezależnie od tego, można wyróżnić cechy poszczególnych wariantów, wskazane w poniższym zestawieniu.                                                                                                                                                                                                                                                 

1. Uruchom skrzynkę e-Doręczeń urzędu
2. Napisz na adres purde@nefeni.pl, podając adres skrzynki e-Doręczeń i informację, który wariant obsługi e-Doręczeń Cię interesuje. Jeśli nie jesteś pewien, który wariant wybrać, wskaż w przesłanej wiadomości, że jesteś zainteresowany konsultacją w tej sprawie.
3. E-mailem zwrotnym otrzymasz informację o warunkach świadczenia usługi, wraz z informacją, jak ją zamówić.
4. Złóż zamówienie, zgodnie z uzgodnionymi warunkami.
5. Otrzymasz pakiet instalacyjny, wraz z instrukcją uruchomienia e-Doręczeń oraz fakturę.